Privacyverklaring Hervormde Gemeente Willige Langerak (PKN)
Willige Langerak, oktober 2018
Aan de gemeenteleden van de Hervormde Gemeente Willige Langerak,
De kerk is er voor iedereen. We zijn geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. We vinden het belangrijk dat de kerk voor u een veilige omgeving is. Daarom hecht de Hervormde Gemeente Willige Langerak (PKN), hierna HGWL genoemd, veel waarde aan de bescherming van haar persoonsgegevens van haar leden. In onderstaande privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. U kunt lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom. Deze verklaring beschrijft ook de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is; namelijk de functionaris gegevensbescherming.
Indien u, na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemene zin, hier vragen over heeft of contact met de Kerkenraad wenst op te nemen, dan kan dit via de scriba.
Uw en jullie Kerkenraad.
>> Deze verklaring is ook te downloaden in PDF
Inleiding
De HGWL zal zich als rechtspersoon in alle gevallen moeten houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)/General Data Protection Regulation (GDPR). Los van deze wetgeving is binnen onze gemeente een ieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Dit geldt in het bijzonder voor de kerkenraad, maar ook voor andere gemeenteleden met taken en verantwoordelijkheden. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen. Dit houdt in dat wij om te voldoen aan de wet- en regelgeving in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens worden hieronder beschreven
- De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- Vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dit gebeurt bij ingang van uw kerklidmaatschap en/of wijziging hiervan
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
- Op de hoogte zijn van uw rechten[1] omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Leeswijzer:
In deze privacyverklaring staan als eerste een aantal algemene opmerkingen ten aanzien van uw privacy. Verder wordt er per situatie uitgewerkt welke gegevens worden gebruikt en waarom/hoe deze worden gebruikt.
Inhoudsopgave
- Privacyverklaring – algemeen. 3
- Verwerking van persoonsgegevens van gemeenteleden vanwege het lidmaatschap van de kerk (zowel plaatselijk als landelijk). 5
2.3 Verkiezing ambtsdragers. 6
2.4 Kerkbalans / Solidariteitskas / Verjaringsfonds. 6
3.2 Gemeentegids en gezichtenboek. 8
3.4 Website www.hgwl.nl / Social Media. 9
3.5 Hulpaanvragen diaconie / Pastorale vragen / Contactverzoeken. 10
1. Privacyverklaring – algemeen
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Voor onze gemeente moet u hierbij denken aan partijen die ons helpen met:
- Het verzorgen van de financiële administratie
- Het verzorgen van de ledenadministratie
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
- Het bijhouden van een website
- Het uitzenden van kerkdiensten via kerkomroep
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers-overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval kunnen wij medewerking verlenen en kunnen wij verplicht zijn deze gegevens af te geven, naargelang de situatie. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
De HGWL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van wat volgens de wet is vereist. Dat houdt in, dat de gegevens na uitschrijving twee jaar worden bewaard en vervolgens in een algemeen archief terecht komen waarna ze onder de archiefwet vallen.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens de HGWL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren geregeld onze maatregelen
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dit houdt in dergelijke gevallen overigens wel in dat wij onze dienstverlening stop moeten zetten, omdat bepaalde persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde zijn voor de ledenadministratie. Tevens bemoeilijkt het ons om met u mee te leven als broeders en zusters binnen de geloofsgemeenschap.
2. Verwerking van persoonsgegevens van gemeenteleden vanwege het lidmaatschap van de kerk (zowel plaatselijk als landelijk)
2.1 Ledenadministratie
Situatie en doel: de kerk houdt de ledenadministratie bij en maakt hiervoor gebruik van een administratiesysteem. Persoonsgegevens van leden worden door de HGWL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Communicatie over de dienstverlening en/of uitnodigingen (bijvoorbeeld Kerkklanken)
Grondslag: de grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is het lidmaatschap van de kerk (uitvoering van overeenkomst) en gerechtvaardigde activiteiten.
Welke gegevens? Voor deze doelstelling(en) vraagt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam
– Tussenvoegsel – Achternaam – Adres |
– Telefoonnummer
– E-mailadres – Geslacht – Burgerlijke staat |
Verder vraagt HGWL ook de volgende kerkelijke gegevens van u:
– doop, met vermelding van de datum en de naam van de kerkgemeenschap/ gemeente waar de doop werd bediend;
– belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum en de naam van de kerkgemeenschap/ gemeente waar belijdenis werd gedaan; – kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum en de naam van de kerkgemeenschap/gemeente waar de inzegening heeft plaatsgevonden; – datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente; – gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente
|
– datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
– datum van vertrek naar het buitenland, – datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap, – datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk, – datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn; – datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9; – de aard van de verbondenheid met de gemeente onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort, – datum van overlijden |
Termijn: uw persoonsgegevens worden door de HGWL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van het lidmaatschap van HGWL.
2.2 Abonnement Kerkklanken
Situatie en doel: om elkaar op de hoogte te stellen van allerlei activiteiten en nieuwsuitingen m.b.t. het kerkelijke leven in de gemeente, geeft HGWL een kerkblad uit. Persoonsgegevens van de kerkklanken abonnees worden door de HGWL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen, uitnodigingen etc. in het kerkblad (Kerkklanken).
Grondslag: de grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is het inschrijfformulier voor kerkklanken (toestemming ontvanger Kerkklanken) en de uitvoering van de overeenkomst (lidmaatschap).
Welke gegevens? Voor deze doelstelling(en) vraagt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam
– Tussenvoegsel – Achternaam – Adres |
– Telefoonnummer
– E-mailadres – Geslacht – Betalingswijze |
Termijn: uw persoonsgegevens worden door de HGWL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men zich heeft aangemeld voor Kerkklanken, vervolgens voor twee jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (hierop is de archiefwetgeving van toepassing).
2.3 Verkiezing ambtsdragers
Situatie en doel: de orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente worden verkozen. Binnen deze procedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen. Tijdens de verkiezing wordt er alleen genoemd welke kandidaat de voorkeur heeft gekregen.
Grondslag: de grondslagen voor het verwerken van deze persoonsgegevens zijn gerechtvaardigde activiteiten en het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Welke gegevens? Voor bovenstaande doelstelling(en) vraagt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam
– Achternaam/tussenvoegsel |
– Geslacht
|
Termijn: uw persoonsgegevens worden door de HGWL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van het lidmaatschap van HGWL.
2.4 Kerkbalans / Solidariteitskas / Verjaringsfonds
Situatie/doel: Gemeenteleden worden eenmaal per jaar aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging voor bijvoorbeeld Kerkbalans, de Solidariteitskas, het verjaringsfonds en/of andere acties.
Welke gegevens? Voor deze doelstelling(en) vraagt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam
– Tussenvoegsel – Achternaam – Adres |
– Telefoonnummer
– E-mailadres – Geslacht – Betalingswijze |
Grondslag: de grondslagen voor het verwerken van deze persoonsgegevens zijn gerechtvaardigde activiteiten en gerechtvaardigd belang (het verzoeken van de gemeenteleden voor een bijdrage om zo voldoende financiën te verkrijgen).
Termijn: uw persoonsgegevens worden door de HGWL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men lid is van HGWL, vervolgens voor twee jaar en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (hierop is de archiefwetgeving van toepassing).
3. Verwerking van persoonsgegevens vanwege het functioneren in de kerkelijke gemeente
3.1 Kerkklanken (inhoud)
Situatie en doel: Er wordt een kerkblad (kerkklanken) uitgegeven voor de leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente en andere informatie rondom het kerkelijke leven van HGWL. Om met elkaar mee te kunnen leven worden er tevens persoonlijke gegevens vermeld.
Welke gegevens? Voor bovenstaande doelstellingen verwerkt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam – Geslacht
– Achternaam/tussenvoegsel – Adres
– Burgerlijke staat – E-mailadres
– Geboortedatum – Telefoonnummer
– Functies (ambtelijk of commissielid) – Sterfdatum
Grondslag: De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst (abonnement op Kerkklanken). Voor het vermelden van persoonlijke gegevens van gemeenteleden rondom vermelding in Kerkklanken heeft HGWL toestemming verkregen van de betrokkenen.
Termijn: uw persoonsgegevens worden door HGWL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en). De jaargangen van Kerkklanken worden bewaard in een archief.
3.2 Gemeentegids en gezichtenboek
Situatie en doel: Er wordt ieder jaar een gemeentegids uitgegeven met hier informatie over de gemeente en functionarissen en een gezichtenboek waarin een lijst met foto’s en persoonsgegevens van alle gemeenteleden is opgenomen.
Welke gegevens? Voor bovenstaande doelstellingen verwerkt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam – Geslacht
– Achternaam/tussenvoegsel – Adres
– Burgerlijke staat – E-mailadres
– Geboortedatum – Telefoonnummer
– Functies (ambtelijk of commissielid) – Beeldmateriaal (foto)
Grondslag: voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in de gemeentegids en het gezichtenboek heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Termijn: de gemeentegids wordt jaarlijks geüpdate. Gemeenteleden wordt gevraagd de oude exemplaren op veilige wijze te vernietigen of in te leveren bij de scriba. Hetzelfde geldt voor het gezichtenboek. De persoonsgegevens in de aangeleverde copy worden door de HGWL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van het lidmaatschap van HGWL en tot twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Oude edities van de gemeentegids en het gezichtenboek worden bewaard in het archief.
3.3 Kerkomroep
Situatie en doel: Om diensten thuis te beluisteren en op een later tijdstip na te luisteren, maakt HGWL gebruik van Kerkomroep. Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd die openbaar toegankelijk zijn. Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn en dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt. Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie.
Welke gegevens? Voor bovenstaande doelstellingen verwerkt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam – Geslacht
– Achternaam/tussenvoegsel – Adres
– Burgerlijke staat – Medische gegevens
– Geboortedatum
Grondslag: de grondslagen voor het verwerken van deze persoonsgegevens zijn gerechtvaardigde activiteiten en gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. Tevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een ieder in staat te stellen de kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online.
Termijn: uw persoonsgegevens worden door Kerkomroep opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor een periode van 1 jaar. De kerkdiensten zijn circa 6 maanden online te beluisteren.
3.4 Website www.hgwl.nl / Social Media
Situatie en doel: HGWL heeft een website / Social Media waarop bezoekers informatie kunnen vinden over het kerkelijke leven van onze gemeente. Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. Ook staan er functionarissen (kerkenraad, kosters, commissies) op de site vermeld en kunnen er foto’s worden bekeken van activiteiten en documenten worden gedownload. Ook kunnen mensen via een formulier contact opnemen.
Welke gegevens? Voor bovenstaande doelstellingen vraagt HGWL de volgende (persoons)gegevens:
Cookies: ip-adres, surfgedrag en type apparaat
Website: foto’s en in sommige gevallen foto’s met onderschrift met naam/kerkelijk ambt
en e-mailadres.
Contactformulier website: naam en e-mailadres
Grondslag: de grondslagen voor het verwerken van deze gegevens zijn gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren. HGWL verwerkt de adresgegevens van functionarissen op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. HGWL verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website / Social Media te plaatsen. De grondslag voor het verwerken van het contactformulier is de verkregen toestemming.
Termijn: De website wordt maandelijks geüpdate waarbij cookies worden verwijderd. Maandelijks worden oude pagina’s verwijderd. De contactformulieren worden geanonimiseerd en bewaard in het archief.
3.5 Hulpaanvragen diaconie / Pastorale vragen / Contactverzoeken
Situatie en doel: Personen kunnen diverse vragen stellen aan de kerkenraad. Dit kan mondeling, schriftelijk of via e-mail/contactformulier website. Deze vragen en/of hulpaanvragen worden opgenomen in een administratie.
Welke gegevens? Voor bovenstaande doelstellingen verwerkt HGWL de volgende persoonsgegevens:
– Voornaam – Geslacht
– Achternaam/tussenvoegsel – Adres
– Burgerlijke staat – E-mailadres
– Geboortedatum – Telefoonnummer
Grondslag: de grondslag voor het verwerken van bovenstaande persoonsgegevens is gerechtvaardigde activiteiten (De gemeente en kerkenraad hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op) en uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening.
Termijn: de aanvraag wordt geanonimiseerd bewaard in het archief.
Tenslotte
Als kerkenraad begrijpen we dat bovenstaande maatregelen u wat overdreven en omslachtig voor kunnen komen. Toch willen we onderstrepen, dat we het als HGWL erg belangrijk vinden om zorgvuldig om te gaan met uw privacy.
Mocht het toch gebeuren dat u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via de scriba. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u hier meer gegevens over.
Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact op met de kerkenraad via de scriba.
[1] Het recht op dataportabiliteit, recht op vergetelheid, recht op inzage, recht op rectificatie en aanvulling, recht om minder gegevens te laten verwerken, recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering, recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking, recht om een klacht in te dienen.